La restitution des clefs de votre entreprise est une étape importante qui doit être réalisée avec soin, notamment lors d’un changement de locataire ou de propriétaire. Pour bien mener cette démarche, il faut suivre un certain nombre de recommandations et procéder à un état des lieux conforme aux exigences légales. Voici quelques conseils ainsi qu’un modèle de lettre pour faciliter la réalisation de cette tâche.
Étape 1 : la préparation avant la remise des clefs
Peu importe la raison qui explique la nécessité de rendre les clefs de l’entreprise, la première chose à faire est d’évaluer la situation actuelle :
Procéder à un inventaire du matériel présent dans les locaux
L’inventaire du matériel présent est nécessaire pour avoir un aperçu clair de ce qui appartient à l’entreprise et de ce qui devra être restitué au propriétaire. Il faudra alors noter tous les équipements, leur marque, leur modèle et leur état actuel afin de pouvoir effectuer une comparaison lors de la remise des clefs. N’hésitez pas également à prendre en compte les fournitures et le mobilier.
Vérifier les détails du bail commercial
Pour ne pas commettre d’impair, il est nécessaire de consulter les détails de votre bail commercial. Ce document précise en effet les obligations du locataire et les conditions dans lesquelles la restitution des clefs doit se faire.
Étape 2 : la réalisation d’un état des lieux
Un état des lieux complet avant la remise des clefs permettra de formaliser la situation du local au moment de sa libération. Il faudra alors comparer l’état actuel des lieux avec celui observé lors de votre entrée dans les lieux. Cette comparaison servira à établir les éventuelles réparations à effectuer avant de rendre les clefs, ainsi qu’à valider la bonne exécution des clauses du contrat concernant la maintenance et l’entretien.
Faire appel à un professionnel pour réaliser l’état des lieux
Il peut être utile de solliciter un expert pour réaliser l’état des lieux de sortie en toute impartialité. Cela vous évitera notamment de passer sous silence des dégradations ou aménagements qui pourraient donner lieu à litige et à une mauvaise surprise ultérieure. Un intermédiaire éclairé saura détecter d’éventuels problèmes et faciliter la résolution de ces derniers.
Etape 3 : rédiger une lettre de restitution des clefs
Une fois que l’état des lieux est réalisé, il est temps de prévenir le propriétaire de votre intention de lui rendre les clefs. Pour cela, une lettre de restitution des clefs doit être envoyée au propriétaire. Voici un modèle de lettre adapté :
[Nom de l'expéditeur] [Adresse de l'expéditeur] [Nom du destinataire] [Adresse du destinataire] [Date] Objet : Restitution des clefs de l'entreprise - [Nom de la société] Madame, Monsieur, Suite au terme de notre contrat de location concernant les locaux situés à l'adresse [adresse des locaux], nous vous informons par la présente que nous procéderons à la restitution des clefs le [date de remise des clefs]. Nous avons réalisé un état des lieux [en date du / en présence de …] pour constater l'état actuel du local. Nous nous sommes assurés de respecter nos obligations concernant les réparations ou entretiens nécessaires avant de quitter les locaux. Veuillez trouver ci-joint une copie de l'état des lieux effectué qui témoigne de notre bonne foi et de notre engagement à rendre les lieux dans un état acceptable, conformément aux clauses du bail commercial signé le [date]. Dans l’attente d’une réponse éventuelle de votre part, nous restons disponibles pour toute information complémentaire et vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l'assurance de notre considération distinguée. [Nom de l'expéditeur] [Titre/Poste du représentant] [Société]
Une fois cette lettre envoyée, vous pouvez procéder à la remise des clefs en mains propres lors d’un rendez-vous avec le propriétaire. Pensez également à lui fournir tous les documents relatifs à l’entretien des locaux ainsi qu’une copie signée de l’état des lieux pour garder un historique.
La restitution des clefs d’une entreprise est une étape délicate qui demande du temps et de l’organisation. En suivant scrupuleusement ces conseils, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour que tout se passe au mieux.
